Nos astuces découlent d'années d'expérience approfondie et d'une veille fiscale assidue, consolidées au fil du temps par notre équipe d'experts chez B.Conseil.

Voici les points clés que nous aborderons :

1. L'importance de la traçabilité et la constitution d'un dossier justificatif solide ;
2. Un rappel crucial sur le suivi de temps ;
3. Anticipation des déclarations : un atout majeur ;
4. Le rôle pivot du tableau synthétique ;
5. L’art d’une communication efficace avec le service des impôts ;
6. Tips sur la typologie de réponse aux demandes de justification ou de régularisation.

Préparez-vous à plonger dans des insights précieux qui vous positionneront pour une gestion optimale de vos déclarations de CIR et CII. C'est parti !

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1) Traçabilité et dossier justificatif :

S'agissant du Crédit d’Impôt Recherche (CIR) et du Crédit d’Impôt Innovation (CII), il est crucial de préparer un dossier technique détaillé, compte tenu de l'examen potentiel par des experts du MESRI ou de la DRIEETS.

Pour le CIR, votre dossier doit inclure une présentation générale de l'entreprise et de l’équipe de recherche, une explication du contexte et des objectifs de R&D, une exposition des indicateurs de R&D, ainsi qu’une description détaillée de l’état de l’art étayé par un travail bibliographique, des verrous scientifiques et technologiques précis, des travaux réalisés, des contributions et partenariats scientifiques.

>>> Voir aussi notre article de FAQ : rédiger son dossier CIR

Le CII requiert une présentation similaire, avec un accent sur la gestion de l'innovation, l'analyse du marché cible, l'évaluation la plus détaillée possible des produits existants, l'identification des nouvelles performances visées, un résumé des travaux et des résultats obtenus, et une conclusion détaillant le positionnement et l’avancée sur le marché.

>>> Voir aussi notre article de FAQ : rédiger son dossier CII

Rédiger ces dossiers demande une précision rigoureuse et une justification la plus exhaustive possible. Les informations doivent être claires, mesurables, et dépourvues d’ambiguïté. Préparer ces dossiers à la dernière minute est une tâche ardue et chronophage.

Cependant, voici quelques pratiques identifiées sur le terrain qui ont démontré de hautes performances dans la facilitation du processus :

1. Comptes Rendus Périodiques : Tenez des réunions de suivi régulières et rédigez des comptes rendus détaillés pour documenter les progrès et les défis.
2. Gestion Documentaire : Organisez et étiquetez au fur et à mesure tous documents pertinents, y compris les rapports, les données de laboratoire et les correspondances. Conservez même des captures d'écran et des e-mails pour démontrer l'évolution des travaux.
3. Suivi des Hypothèses et des Itérations : Documentez un minimum la démarche suivie, y compris les différentes hypothèses, les changements de conception, les ajustements techniques, et les révisions de protocoles. Il est important de noter que même les expériences non fructueuses ou les itérations qui n’ont pas conduit au résultat escompté sont précieuses. Elles démontrent le processus de recherche pour le CIR et contribuent à l'identification de la recherche du "market fit" pour le CII.
4. Outils Numériques : Utilisez des outils numériques de gestion de projet pour documenter, suivre les travaux et faciliter la collaboration en équipe. De plus, l’IA permet également d’accélérer le processus de synthèse (CR de réunion, résumés, restitution de prises de notes, etc.). N’hésitez pas à demander conseil à nos experts !
5. Responsabilité Assignée : Désignez des membres de l'équipe pour garantir la cohérence dans la documentation et l'enregistrement des informations.

En bref, une traçabilité méticuleuse n'est pas simplement une formalité administrative. Elle est essentielle pour démontrer la valeur et l'efficacité de vos initiatives de R&D et d'innovation, justifiant ainsi vos demandes de crédits d'impôt. C'est un investissement qui peut vous faire récupérer jusqu'à 30% de vos dépenses en R&D et innovation.

Enfin, en dehors du CIR et du CII, il est également démontré qu’une traçabilité rigoureuse solidifie votre base de connaissances, protège votre propriété intellectuelle, renforce la confiance des parties prenantes et optimise la gestion des risques et des audits, tout en valorisant votre marque sur le marché.

2) Rappel sur le Suivi de temps :

L'exactitude dans la déclaration du CIR/CII n'est pas simplement préférable ; elle est impérative. La pierre angulaire de cette précision réside dans un suivi rigoureux du temps alloué à la R&D et à l'innovation, un facteur déterminant dans le calcul des crédits d'impôt récupérables.

La formule du CIR est limpide : elle englobe le salaire brut, les cotisations patronales, et les frais de fonctionnement, le tout évalué en fonction du temps dédié par les employés à la R&D ou a l’Innovation. C'est cette assiduité dans le suivi qui sculpte le montant final que vous pouvez réclamer au titre du CIR/CII.

La législation est claire ; les dépenses de personnel doivent être explicitement justifiées, attestant que les collaborateurs sont 'directement et exclusivement' impliqués dans ces opérations. Bien qu'il n'y ait pas d'exigence formelle pour un système de suivi des temps, sa présence est un atout incontestable en cas de vérification par l'administration fiscale.

Nous préconisons vivement l'instauration d'un système de suivi du temps sans délai. Son avantage est double : il apporte une structure et une surveillance accrue à vos initiatives de R&D et d’Innovation, tout en renforçant votre accès aux instruments de financement public. Le marché offre une panoplie d'outils adaptés, depuis des applications spécifiques jusqu'aux chatbots intégrés dans les plateformes de communication courantes. Ils sont conçus pour attribuer avec précision le temps investi, répondant ainsi aux critères stricts du CIR.

>>> Voir aussi notre article de FAQ : le suivi de temps

En somme, le CIR/CII n'est pas seulement une aide financière ; c'est un levier stratégique pour toute entreprise innovante. Sa gestion optimale, via un suivi du temps rigoureux, n'est pas une option mais un impératif pour sécuriser et amplifier l’accès à ces bénéfices fiscaux. Nos experts sont à votre disposition pour vous guider dans cette démarche, assurant que votre entreprise ne laisse aucune opportunité inexplorée.

3) Anticipation des déclarations : un atout majeur !

La déclaration du Crédit d'Impôt Recherche (CIR) se fait via le formulaire CERFA 2069 A SD et la demande de remboursement via le CERFA 2573. Pour la majorité des entreprises, cette déclaration intervient quelques jours avant la date butoir autour de la mi-mai, mais en réalité, anticiper ces démarches s’avère être bien plus bénéfique.

Il est essentiel de comprendre que plus tôt vous programmez la déclaration et la demande de restitution, plus tôt vous pouvez bénéficier d'une éventuelle restitution. En visant une soumission anticipée, par exemple dès février 2024, vous augmentez vos chances d'avoir une restitution rapide. Pourquoi ? Tout simplement car les inspecteurs ne sont pas encore submergés par le flux des déclarations de dernière minute. Il s’agit d'une période où ils peuvent analyser les dossiers de manière minutieuse.

Cela ne signifie pas pour autant de bâcler la préparation de votre dossier. La clé réside dans l'anticipation : dialoguez dès à présent avec votre expert-comptable pour qu'il s'organise pour déposer votre liasse fiscale dans les premiers mois de 2024. Ensuite, mettez un point d’honneur à être réactif concernant la documentation justificative de vos projets CIR/CII. Une préparation minutieuse vous permettra de présenter un dossier solide et convaincant dès le premier trimestre et du premier coup.

De plus, une déclaration anticipée vous offre une marge de manœuvre pour traiter d'éventuelles demandes complémentaires dans des délais raisonnables en dehors de la période estivale là où la majorité des équipes techniques ne sont plus présentes.

En conclusion, une gestion proactive et anticipée de vos déclarations et demandes de remboursement CIR peut vous permettre une restitution plus rapide et augmenter le taux d’acceptation de vos dossiers. Pour davantage d'éclaircissements ou pour une assistance dans cette démarche, l'équipe de B.Conseil reste à votre entière disposition.

4) Le rôle pivot du tableau synthétique :

Bien plus qu'un simple formulaire, il constitue un résumé précis et concis de toutes les opérations R&D de votre entreprise. La structure standard de ce tableau comporte des éléments essentiels tels que :

• L'identifiant et/ou le nom de l'opération ;
• La date de début du projet ;
• La mention si l'opération est pluriannuelle ou non ;
• Le nom de la personne référente au sein de votre entreprise ;
• La classification de l'opération en R&D ;
• Les domaines de recherche ou mots-clés associés à l'opération ;
• Le coût total de l'opération déclaré au titre du CIR ;
• Une présentation synthétique de l'opération ;
• Les indicateurs de recherche pertinents ;
• Toutes observations complémentaires pertinentes.

Le tableau synthétique joue un rôle pivot en cas de contrôle. Si le dossier justificatif demeure l'élément central pour sécuriser toute expertise de l'administration, notamment de la DGFIP qui se réfère au MESRI et DRIEETS, le tableau synthétique vient compléter cette démarche. Il permet d'offrir une vision globale et épurée de vos travaux R&D.

En effet, dans certains cas, notamment lors des demandes de remboursement, l'administration fiscale peut se baser principalement sur ce tableau. D'où l'importance cruciale de le préparer avec soin et précision. Il doit refléter l'essence même de vos travaux, un peu à l'image d'un CV qui retrace fidèlement le parcours et les compétences d'un individu.

Le conseil du jour : Ne négligez pas ce tableau ! Bien au contraire, consacrez-y le temps et l'attention nécessaires. Sa préparation en amont peut grandement faciliter vos démarches ultérieures et renforcer la crédibilité de vos déclarations.

En somme, le tableau synthétique CIR n'est pas qu'un simple outil de déclaration, c'est une véritable carte de visite de vos activités de R&D vis-à-vis de l'administration fiscale.

5) L’art d’une communication efficace avec le service des impôts :

Dans le vaste domaine de la fiscalité, la technique est certes primordiale, mais la manière de communiquer avec l'administration fiscale peut s'avérer tout aussi déterminante. Derrière chaque formulaire, chaque déclaration, il y a des individus, et la capacité à établir un rapport de confiance avec eux peut faciliter grandement vos démarches.

a. La Vérification Proactive :

N'attendez pas que l'administration vous contacte. Prenez les devants ! Un simple appel pour s'assurer que votre dossier a été bien reçu peut faire toute la différence. Cela démontre votre sérieux et votre souci du détail.

b. L'Importance du Contact Régulier :

Établir un contact régulier avec l'Administration ne se limite pas à une simple formalité. C'est une démarche qui témoigne de votre engagement à collaborer de manière transparente. Assurez-vous que tout a bien été reçu et que rien ne manque.

c. L'Humain Avant Tout :

N'oublions jamais que derrière chaque processus administratif, il y a des personnes. Se présenter, établir un lien humain, demander s'il manque des éléments ou si des clarifications sont nécessaires, sont autant de gestes qui faciliteront la collaboration. De plus, en cas d'oubli ou de lacune ultérieure, l'Administration, ayant déjà établi un contact favorable avec vous, sera plus encline à vous appeler pour résoudre le problème, plutôt que d'opter pour une approche plus formelle ou contraignante.

d. Fluidité des Échanges :

Cette approche proactive et humaine va inévitablement fluidifier l'échange et le processus. Non seulement vous évitez les malentendus, mais vous gagnez également du temps précieux. L'Administration, reconnaissant votre approche collaborative, sera plus réceptive et flexible.

e. Suivre et Tracer :

Après tout envoi important, n'hésitez pas à envoyer un mail de suivi. Cela vous permet non seulement de conserver une trace écrite de vos échanges, mais également de déceler rapidement s'il y a une expertise en cours ou d'autres démarches spécifiques à anticiper.

En conclusion, rappelez-vous toujours que la fiscalité n'est pas qu'une affaire de chiffres et de formulaires. C'est aussi, et surtout, une histoire d'interactions humaines. Cultivez cet art de la communication, et vous verrez que vos relations avec l'Administration fiscale s'en trouveront grandement facilitées.

6) Tips sur la typologie de réponse aux demandes de justification ou de régularisation :

Face aux demandes de justification de l'Administration, la précision est votre meilleur allié. En effet, la clé d’une communication efficace avec l'administration fiscale réside dans la pertinence et la précision de vos réponses. Il est essentiel de ne pas se laisser emporter en fournissant des détails superflus, tout en veillant à ne pas négliger l'essentiel. Répondez exactement à ce qui est demandé, sans s'égarer. Si l'Administration demande des qualifications, présentez-les clairement, sans détour. Dans le cas où une fonctionnalité spécifique est en question, limitez votre réponse à cette caractéristique, sans débordements. En somme, privilégiez une approche directe, concise et centrée sur la demande initiale pour garantir une collaboration fluide et productive.

Voilà tout ce que nous avions à partager pour aujourd'hui. Votre réussite en matière fiscale est notre priorité. Si des interrogations persistent ou si vous désirez un éclaircissement sur un point précis, n'hésitez pas à nous solliciter via notre site www.bconseil.fr/nous-contacter !

Nous vous donnons rendez-vous à la prochaine édition de notre newsletter pour des éclairages sur le Projet Loi Finances 2024 !

À bientôt 👋

Auteurs : Julien Soilly & Mitsuaki Vinot